Espelho de ponto: o que é, o que deve conter e quanto tempo guardar
O espelho de ponto é o relatório mensal das marcações de cada funcionário: o documento que consolida jornadas previstas, horários efetivamente registrados, horas extras, faltas, atrasos e saldo de banco de horas. É com ele que o RH fecha a folha de pagamento, que o funcionário confere seu mês e que a empresa se defende em uma fiscalização ou ação trabalhista. Um bom espelho identifica empresa e funcionário, mostra dia a dia o previsto e o realizado, e fecha com os totais do período. A assinatura (ou validação eletrônica) do funcionário é a boa prática que sela o documento, e a orientação predominante é guardar esses registros por pelo menos 5 anos, prazo ligado à prescrição trabalhista.
O que o espelho de ponto deve conter?
Um espelho completo traz, no mínimo:
- Identificação — empresa (razão social e CNPJ) e funcionário (nome, cargo e matrícula ou CPF), além do mês de referência;
- Jornada contratual — os horários previstos de cada dia, incluindo o intervalo (marcado ou pré-assinalado);
- Marcações do período — as batidas reais de cada dia, na ordem em que ocorreram;
- Ocorrências — faltas (justificadas e injustificadas), atrasos, folgas, feriados, férias e afastamentos;
- Totais do mês — horas trabalhadas, horas extras por percentual, horas noturnas quando houver e o saldo do banco de horas.
É esse conjunto que permite ao contador conferir a folha e ao funcionário entender exatamente o que vai receber — antes de virar discussão.
O funcionário precisa assinar o espelho?
Colher a assinatura — em papel ou por validação eletrônica no próprio aplicativo — é a boa prática que transforma o espelho em prova de mão dupla: o funcionário atesta que conferiu as marcações e os cálculos, e a empresa documenta que deu transparência ao fechamento. Meses validados um a um deixam pouco espaço para, anos depois, alegar-se uma jornada completamente diferente da registrada.
A rotina recomendada é simples: fechar o espelho, disponibilizar ao funcionário, dar prazo para apontar divergências, corrigir o que for procedente e só então colher a validação.
Por quanto tempo guardar os registros de ponto?
Não há um prazo único escrito em lei para todos os casos, e por isso a linguagem aqui deve ser prudente: recomenda-se guardar os registros por pelo menos 5 anos, prazo ligado à prescrição das verbas trabalhistas, e há orientações mais conservadoras que sugerem prazos maiores — especialmente para funcionários já desligados, cujo prazo para ajuizar ação corre após a rescisão. O custo de guardar é baixo; o custo de não ter o registro quando a fiscalização ou a Justiça pedirem é alto.
Em ponto eletrônico, essa guarda deixa de ser um arquivo físico de caixas: os registros ficam armazenados no sistema e podem ser exportados a qualquer momento.
Espelho, AFD e AEJ: qual a diferença?
| Documento | O que é | Para quem serve |
|---|---|---|
| Espelho de ponto | Relatório mensal legível, com marcações, ocorrências e totais | RH, funcionário e contador |
| AFD | Arquivo Fonte de Dados: todas as marcações brutas, no layout da Portaria 671 | Auditor fiscal do trabalho |
| AEJ | Arquivo Eletrônico de Jornada: a jornada tratada, com os ajustes aplicados | Auditor fiscal do trabalho |
Em resumo: o espelho é para pessoas, o AFD e o AEJ são para a fiscalização. Um sistema de ponto adequado gera os três a partir das mesmas marcações — no Pontou, o espelho sai individual e mensal, pronto para validação do funcionário, e os arquivos AFD, AEJ e o layout do Domínio são exportados direto do painel, sem retrabalho de digitação.
Perguntas frequentes
O que é o espelho de ponto?
É o relatório mensal que consolida as marcações de um funcionário: jornadas previstas, horários registrados, horas extras, faltas, atrasos e saldo de banco de horas. É a partir dele que o RH fecha a folha de pagamento e que o funcionário confere se o mês foi calculado corretamente.
O funcionário precisa assinar o espelho de ponto?
A assinatura mensal é uma boa prática amplamente recomendada, ainda que a validação também possa ser eletrônica. Ao assinar ou validar, o funcionário atesta que conferiu as marcações e os cálculos do mês — o que reduz muito o espaço para questionamentos futuros sobre aquele período.
Por quanto tempo a empresa deve guardar os espelhos de ponto?
A orientação predominante é guardar os registros de jornada por pelo menos 5 anos, prazo ligado à prescrição das verbas trabalhistas — e há quem recomende prazos maiores por cautela. Em sistemas eletrônicos, a guarda é automática: os registros ficam armazenados e exportáveis a qualquer momento.
Qual a diferença entre espelho de ponto, AFD e AEJ?
O espelho é o relatório legível para pessoas: RH, funcionário e contador. O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o arquivo bruto com todas as marcações, no layout da Portaria 671, e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) traz a jornada tratada. AFD e AEJ são os formatos que o auditor fiscal solicita na fiscalização.